Por qué los colegios necesitan un Community Manager

El Community Manager educativo es algo más que la persona que gestiona las redes sociales de un colegio y, de eso, trata este artículo.

Incorporar este perfil como parte del plan de marketing de un colegio, tiene un impacto en  su estrategia de comunicación y en la visibilidad en internet de su proyecto educativo.

Por ello, en este artículo vamos a definir quién puede ser el Community Manager de un colegio, cuáles son sus funciones y los beneficios que aportan estas personas a los centros educativos.

También, vamos a proporcionarte distintas alternativas para realizar estas funciones, con sus pros y sus contras, para que cada centro educativo elija la opción más adecuada.

¿Empezamos?

¿Qué es el Community Manager educativo?

Que levanten la mano aquellos que no han oído hablar del término “Community Manager”

Sí. Mucho se habla de ellos, pero… ¿sabes realmente qué es un Community Manager?

A menudo, este concepto se asocia con la persona que publica en las redes sociales, pero esto, si bien es cierto, no es del todo correcto.

Un Community Manager va mucho más allá.

El Community Manager es la persona responsable de gestionar y desarrollar la Comunidad Online del centro educativo.

Por ello, es una de las piezas clave en la estrategia de Marketing de un colegio.

Este puesto combina elementos del área digital con elementos de Marketing, por lo que, dependiendo del tamaño de centro o de su estructura, estará integrará dentro del área TIC o de Marketing.

Ahora bien, si la Comunidad Online son aquellos usuarios que están al otro lado de los “canales online” con los que nos relacionamos.

¿Quiénes forman la Comunidad Online de un colegio?

• Los alumnos y ex alumnos
• Las familias de los alumnos
• Las familias de los potenciales alumnos
• Los profesores, trabajadores u otros miembros de la comunidad educativa
• Las instituciones, asociaciones, entidades colaboradoras, etc.

Este grupo de personas forman la Comunidad Educativa Digital de un centro.

El Community Manager de un colegio es aquella persona encargada de conversar con su comunidad online, esto implicará hablar con ellos, escuchar sus opiniones y recomendaciones, provocar conversaciones e interactuar con ellos para crear un sentimiento de comunidad entorno al centro.

¿Necesitan los colegios un Community Manager?

Aún es pronto para responder a esta pregunta.

Profundicemos un poco más en el papel de Community Manager en un colegio.
Hemos dicho que el Community es una persona que habla y se relaciona con los alumnos y con sus familias por medios digitales.

Pero que, además, monitoriza la marca del colegio para escuchar lo que se dice de él y saber las opiniones que emiten los usuarios en los perfiles sociales del centro educativo o en otros medios digitales.

Los alumnos y sus familias son prescriptores del centro, ya que su opinión y lo que dicen, puede influir en la opinión de otras personas a la hora de elegir un centro educativo. Por eso, es interesante conocer sus opiniones y lo que dicen.

Además, por si esto fuera poco, el Community Manager es capaz de implementar estrategias para captar alumnos a través de las redes sociales.

En base a todo esto, la respuesta es SÍ.

Todos los colegios que quieran ser visibles en la Era Digital, posicionarse en internet, comunicarse con su entorno por medios digitales y crecer, requieren de la figura del Community Manager.

¿Cuáles son las funciones del Community Manager educativo?

Las funciones del Community Manager en un colegio son las siguientes:

» Planificación

La planificación del trabajo mediante la creación de una programación o calendario editorial en el que se identificará:

• Qué contenidos publicar
• Dónde publicar el contenido, es decir, en qué medios.
• La fecha de publicación

Por otro lado, el Community Manager educativo también debe planificar que objetivos persigue el colegio con la estrategia de redes sociales y qué acciones se van a realizar para alcanzarlos.

» Creación

La creación de los contenidos que se van a divulgar a través de las redes sociales, pudiendo ser estos contenidos de diferentes formatos:

• Textos
• Imágenes
• Vídeos
• Otros formatos

El Community Manager educativo también puede crear campañas o distintas acciones basadas en las redes sociales con el objetivo de captar nuevos alumnos, promocionar un evento determinado o una actividad de interés para el centro educativo.

» Publicación

La publicación de los contenidos de acuerdo al plan previsto, u otras noticias de interés que pueden surgir en cualquier momento y que requieren ser publicadas inmediatamente.

» Seguimiento periódico

El seguimiento de los distintos perfiles sociales del colegio para responder a las preguntas y a los comentarios que hagan los usuarios.

» La reputación online

Es una función del Community Manager educativo monitorizar la marca o el nombre del colegio para escuchar activamente todo lo que se diga de él en los medios digitales.

También, debe crear un plan de crisis ante eventuales perdidas de reputación, o lo que es lo mismo, disponer de un procedimiento para saber qué hacer y cómo actuar ante un comentario negativo.

» Influencers

Es recomendable identificar en las Redes Sociales a aquellas personas o instituciones relevantes para el colegio y mantener relaciones digitales con ellos.

Se recomienda identificar, por ejemplo, a los perfiles siguientes: el Ampa del colegio, el ministerio de Educación, el ayuntamiento u otras entidades locales, instituciones con las que el centro tiene puntos en común, personas especialistas en diversos temas educativos, etc.

» Análisis y métricas

El Community identificará aquellas métricas y KPI’s con las que evaluar el grado de cumplimiento del plan para realizar su seguimiento y análisis periódico.

Como hemos visto aquí, las funciones del Community Manager en un colegio son muchas y, no se limita solo a publicar en las Redes Sociales.

El Community Manager tiene una estrategia, persigue unos objetivos y ejecuta unas acciones de acuerdo a un plan.

¿Quién puede ser el Community Manager en un colegio?

La decisión de quién va a gestionar las redes sociales de un colegio es un aspecto clave, ya que esta persona será el responsable de la visibilidad del colegio en internet, de su reputación online y, lo más importante, será la voz del colegio en las Redes Sociales.

¿Dejarías esta responsabilidad en manos de una persona inexperta?

Supongo que no.

Las redes sociales de un colegio deben gestionarse por personas responsables, con conocimientos de las herramientas digitales y con habilidades para la conversación en medios digitales.

También, debe ser una persona conocedora del centro, de su proyecto educativo y de sus estrategias de Marketing y comunicación. Ambos deben buscar la manera y los recursos que les permitan estar alineados e ir en la misma dirección.

Los centros educativos tienen tres opciones diferentes para elegir a su Community Manager. Cada una de ellas, supondrá una serie de ventajas e inconvenientes para el centro.

Será el propio colegio, en función de sus necesidades, el que elegirá aquella opción que crea más conveniente.

¿Quién puede ser el gestionar la Comunidad Online de un colegio?

» Una persona del propio centro

En muchos colegios, las funciones del Community recaen en el responsable del área TIC, en alguna persona de dicho departamento o en aquella persona del centro que tiene más conocimientos o habilidades de internet y Redes Sociales.

En ambos casos, estamos hablando de una persona interna, es decir, del propio centro y que además de sus funciones habituales, adquiere las responsabilidades de mantener y gestionar las Redes Sociales.

Las ventajas

• La persona designada como Community en este caso conoce bien el centro y su funcionamiento.
• Su estrategia de marketing y comunicación estará perfectamente alineada con la del centro
• Al formar parte de la plantilla es una opción económica para el centro.

Los inconvenientes

• Al no ser un Community profesional, le pueden faltar conocimientos digitales, en cuanto a manejo de herramientas, etc.
• Al no ser un profesional del Marketing, le pueden faltar conocimientos de estrategia digital.
• Su tarea será una más de todas las que tiene y, es posible que, por falta de esa visión estratégica, la considere la menos importante.

» Una persona externa o freelance

Otra opción, es contratar una persona ajena al centro, profesional del marketing digital y de las Redes Sociales y así externalizar el servicio de Community Manager del centro.

Esta solución contempla la contratación de los servicios de un profesional o freelance con los conocimientos adecuados para aportar valor al centro educativo.

Publicar un anuncio en un portal de empleo puede ayudarte a encontrar a la persona adecuada.

Las ventajas

• Es un servicio profesional digital
• Conoce el mundo digital y el del Marketing. Sabe de tendencias, audiencias y estrategias.
• Ofrece flexibilidad y un contacto directo con el centro.

Los inconvenientes

• Desconocimiento del entorno educativo.
• No vive su día a día del centro.
• Supone un coste.

» Una agencia de Marketing Digital

Otra vía de externalización es la contratación de una agencia de Marketing especializada en temas digitales que designará a una persona para la gestión de la cuenta del colegio.

Dada la importancia que la presencia en internet tiene en este momento, es posible que el colegio contrate con una Agencia el desarrollo de su página web, campañas de publicidad en internet y también otro tipo de acciones de Marketing digital tales como la gestión de sus redes sociales.

Las ventajas

• La profesionalidad del servicio dado que es una Agencia especializada en este tema.
• La posibilidad de tener una estrategia digital global, donde se integren las Redes Sociales.
• La obtención de resultados en un menor espacio de tiempo debido a su experiencia.

Los inconvenientes

• Una menor cercanía con el gestor de la cuenta.
• El gestor de la cuenta no vive el día a día del centro.
• El gestor no es un especialista en temas educativos

Estas son las tres opciones que tiene los colegios.

La elección de una u otra dependerá de cada centro y sus circunstancias.

Nuestra recomendación es que siempre que se elija un medio externo hay que buscar los mecanismos y la manera de estar coordinados y alineados de manera que el Community Manager responda y persiga los objetivos del colegio, y sea capaz de transmitir a su Comunidad Online el día a día del colegio y su proyecto educativo.

Conclusión

Recuerda, en hemos hablado del Community Manager de un colegio como gestor de su Comunidad Online y de sus funciones.

Hemos visto como las funciones del Community Manager educativo van más allá de la gestión de sus perfiles sociales.

También, te hemos propuesto tres opciones que tiene todo colegio a la hora de decidir quién gestiona su Comunidad Digital.

Ahora es tu turno.

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